Hier volgt een overzicht van wat u zou kunnen opnemen in een charter voor uitgaande server-e-mail, gecategoriseerd voor de duidelijkheid:

1. Beleid voor acceptabel gebruik (AUP):

* Doel van e-mailgebruik: Definieer duidelijk waarvoor de e-mailserver *moet* worden gebruikt. Voorbeelden:

* "Deze server is uitsluitend bedoeld voor officiële zakelijke communicatie."

* "Deze server is bedoeld voor interne communicatie en geautoriseerde externe interacties met betrekking tot [bedrijfs-/organisatienaam]."

* Verboden inhoud: Geef expliciet aan welke soorten e-mails *niet* zijn toegestaan. Dit is cruciaal. Voorbeelden:

* "Het verzenden van ongevraagde commerciële e-mail (spam) is ten strengste verboden."

* "Het verzenden of verzenden van discriminerende, intimiderende, lasterlijke of anderszins aanstootgevende inhoud is verboden."

* "Het verzenden of verzenden van illegale of onwettige inhoud is verboden."

* "Het verzenden of verzenden van inhoud die inbreuk maakt op auteursrechten, handelsmerken of andere intellectuele eigendomsrechten is verboden."

* "Het verzenden van phishing-e-mails of e-mails die bedoeld zijn om ontvangers te misleiden, is verboden."

* Persoonlijk gebruik: Bepaal of persoonlijk gebruik is toegestaan ​​en, zo ja, wat de beperkingen zijn. Voorbeeld:"Beperkt persoonlijk gebruik is toegestaan, op voorwaarde dat dit de bedrijfsvoering niet hindert en voldoet aan alle overige aspecten van dit charter."

* Politieke of religieuze activiteiten: Geef aan of e-mail voor deze doeleinden mag worden gebruikt en eventuele beperkingen.

* Bulk-e-mail/marketing: Vermeld het beleid inzake het verzenden van bulk-e-mails. Vaak moet voor marketingcampagnes een aparte, speciale service worden gebruikt. Voorbeeld:"Het verzenden van bulk-e-mails of marketingmateriaal via deze server is over het algemeen verboden. Afdelingen die deze mogelijkheid nodig hebben, moeten contact opnemen met [IT-afdeling/aangewezen contactpersoon] om alternatieve oplossingen te verkennen."

2. Beveiligingsbeleid:

* Wachtwoordbeveiliging: Benadruk het belang van sterke wachtwoorden en regelmatige wachtwoordwijzigingen.

* Accountbeveiliging: Geef een overzicht van de verantwoordelijkheden voor accountbeveiliging. Voorbeelden:

* "Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van hun inloggegevens."

* "Meld vermoedelijke inbreuken op de beveiliging of ongeoorloofde toegang onmiddellijk aan [IT-afdeling/aangewezen contactpersoon]."

* Antivirus en antimalware: Verplicht het gebruik van up-to-date antivirussoftware.

* Gegevensbeveiliging: Beschrijf eventueel beleid met betrekking tot de encryptie van gevoelige gegevens in e-mails.

* Bewustzijn over phishing: Herinner gebruikers eraan waakzaam te zijn voor phishing-e-mails en verdachte links.

* Spoovingpreventie: Geef een overzicht van procedures voor het voorkomen van e-mailspoofing (bijvoorbeeld SPF, DKIM, DMARC). Dit is vaak technischer en wordt beheerd door de IT-afdeling, maar gebruikers moeten zich bewust zijn van het belang van het authenticeren van e-mails.

* Tweefactorauthenticatie (2FA): Als dit wordt geïmplementeerd, zou dit verplicht moeten zijn.

3. E-mailetiquette en beste praktijken:

* Onderwerpregels: Moedig informatieve en beknopte onderwerpregels aan.

* Antwoordadressen: Zorg ervoor dat het "Reply-To"-adres correct is en wordt gecontroleerd.

* Handtekeningen: Vereist het gebruik van professionele e-mailhandtekeningen. Geef indien nodig een sjabloon op.

* Vertrouwelijkheid: Herinner gebruikers eraan voorzichtig te zijn bij het verzenden van vertrouwelijke informatie via e-mail.

* Lengte van e-mailketen: Moedig gebruikers aan om e-mailketens beknopt te houden en onnodige inhoud te verwijderen bij het beantwoorden.

* Limieten bijlagegrootte: Geef eventuele limieten op voor de grootte van e-mailbijlagen.

* Afwezigheidsberichten: Geef richtlijnen voor het instellen van passende afwezigheidsberichten.

* Spamfiltering: Leg het spamfilterbeleid van de server uit en hoe om te gaan met valse positieven.

4. Naleving en juridische overwegingen:

* Wetgeving inzake gegevensprivacy: Raadpleeg de relevante wetgeving inzake gegevensprivacy (bijvoorbeeld AVG, CCPA) en benadruk het belang van het naleven van deze wetten bij het verzenden van e-mails.

* Beleid voor het bewaren van documenten: Geef een overzicht van het beleid met betrekking tot het bewaren van e-mails.

* Toezicht en audit: Verklaar dat het e-mailgebruik kan worden gecontroleerd en gecontroleerd op naleving van het handvest. Wees hier transparant over. Voorbeeld:"De IT-afdeling behoudt zich het recht voor om e-mailactiviteiten te monitoren voor veiligheids- en nalevingsdoeleinden."

* Juridische disclaimer: Overweeg om een ​​juridische disclaimer op te nemen aan het einde van het charter.

* Gevolgen van overtredingen: Vermeld duidelijk de gevolgen van het overtreden van het handvest, zoals opschorting van accounts, disciplinaire maatregelen of juridische sancties.

5. Beheer en updates:

* Charterbeheerder: Wijs een persoon of afdeling aan die verantwoordelijk is voor het onderhouden en bijwerken van het charter.

* Revisiegeschiedenis: Voeg een sectie toe om wijzigingen in het charter bij te houden.

* Contactgegevens: Geef contactgegevens op voor vragen of opmerkingen over het charter.

* Overeenkomst en aanvaarding: Overweeg om van gebruikers te eisen dat ze de voorwaarden van het handvest erkennen en ermee akkoord gaan voordat ze de e-mailserver gebruiken.

Voorbeeldfragmenten:

* Voorbeeld onderwerpregel: "Onderwerpregels moeten de inhoud van de e-mail nauwkeurig weerspiegelen. Vermijd vage onderwerpregels zoals 'Belangrijk' of 'Ter informatie.'"

* Voorbeeld van bijlagegrootte: "Bijlagen moeten tot een minimum worden beperkt. Grote bestanden moeten worden gedeeld via [File Sharing Service] in plaats van ze als bijlage bij e-mails te voegen."

* Voorbeeld van wachtwoordbeveiliging: "Wachtwoorden moeten minimaal twaalf tekens lang zijn en een combinatie van hoofdletters en kleine letters, cijfers en symbolen bevatten. Wachtwoorden moeten minstens elke 90 dagen worden gewijzigd."

Belangrijke overwegingen:

* Publiek: Pas het charter aan op de specifieke doelgroep die de e-mailserver gebruikt (bijvoorbeeld werknemers, studenten, leden).

* Rechtmatigheid: Raadpleeg een juridisch adviseur om er zeker van te zijn dat het charter juridisch correct is en voldoet aan de toepasselijke wetgeving.

* Duidelijkheid: Gebruik duidelijke en beknopte taal om dubbelzinnigheid te voorkomen.

* Toegankelijkheid: Maak het charter gemakkelijk toegankelijk voor alle gebruikers.

* Handhaving: Implementeer mechanismen om het handvest af te dwingen en schendingen aan te pakken.

* Training: Geef gebruikers training over het charter en de vereisten ervan.

* Regelmatige beoordeling: Controleer en update het charter regelmatig om veranderingen in technologie, regelgeving en organisatiebeleid weer te geven.

Samengevat:

Uw uitgaande e-mailhandvest voor de server moet een uitgebreid document zijn dat duidelijke verwachtingen stelt voor het e-mailgebruik, de veiligheid bevordert en de naleving van wettelijke en ethische normen garandeert. Het is een essentieel hulpmiddel voor het beheren van de e-mailcommunicatie van uw organisatie en het beschermen van de reputatie. Vergeet niet om dit sjabloon aan te passen aan uw specifieke behoeften en overleg met een juridisch adviseur om er zeker van te zijn dat het geschikt is voor uw organisatie.