1. Verlichting: De scanner zendt een lichtstraal, meestal een rode laser of een witte LED, uit op de streepjescode. Dit licht verlicht de streepjescode, waardoor een patroon van gereflecteerd licht ontstaat.

2. Beeldopname: De camera of scanmodule van de scanner legt een beeld vast van de verlichte streepjescode. Deze afbeelding bevat het patroon van lichte en donkere balken die de gecodeerde gegevens vertegenwoordigen.

3. Beeldverwerking: Het vastgelegde beeld wordt verwerkt om het contrast te verbeteren en eventuele ruis of vervorming te verwijderen. Deze stap zorgt ervoor dat de streepjescode nauwkeurig kan worden gedecodeerd.

4. Decodering: Het verwerkte beeld wordt geanalyseerd om het patroon van balken en spaties te extraheren. Een decoderingsalgoritme wordt gebruikt om dit patroon om te zetten in de overeenkomstige datatekens. De gedecodeerde gegevens kunnen productinformatie, serienummers, voorraadcodes of andere relevante details bevatten.

5. Gegevensuitvoer: De gedecodeerde gegevens worden doorgaans weergegeven op het scherm van de PDA of via een draadloze verbinding (Bluetooth, Wi-Fi, enz.) naar een hostcomputer of ander apparaat verzonden. De specifieke wijze van datatransmissie is afhankelijk van het PDA-model en de gewenste functionaliteit.

6. Extra functies: Sommige PDA-streepjescodescanners bieden mogelijk extra functies, zoals de mogelijkheid om QR-codes te scannen, het gebruik van meerdere scanmodi (bijvoorbeeld enkele scan, continue scan) en de opslag van gescande gegevens voor later ophalen of overbrengen.

Het compacte formaat, de draagbaarheid en de draadloze mogelijkheden van PDA-barcodescanners maken ze zeer geschikt voor diverse toepassingen, waaronder voorraadbeheer, afrekenen in de detailhandel, het volgen van activa en buitendienstwerkzaamheden.