Een voordeel van het scannen van documenten is dat het mogelijk grote hoeveelheden informatie worden opgeslagen in een klein gebied . Fysiek archiveren en terugvinden van papieren documenten neemt een aanzienlijke hoeveelheid tijd en inspanning en vereist archiefkasten die kunnen opnemen hele zalen gewijd aan de opslag . Een enkele computer harde schijf kan het equivalent van honderden archiefkasten ter waarde van fysieke documenten als digitale beelden op te slaan .
Communicatie

ander belangrijk voordeel van het scannen van documenten is dat het maakt informatie snel en gemakkelijk aan anderen te worden gezonden . Een gescand document kan aan anderen worden verzonden over de hele wereld bijna onmiddellijk als e-mailbijlage , terwijl fysieke documenten dagen of weken kan duren voor verzenden via standaard post-en pakketbezorging systemen , en kan zeer kostbaar zijn .

data Access

vinden van specifieke documenten in grote archiefkasten is omslachtig , en de tijd kan worden verspild zoeken naar documenten die zijn verwijderd , die nooit werden ingediend , of die zijn gearchiveerd . Scannen van documenten mogelijk maakt voor digitale databases van documenten die snel kan worden gezocht op basis van criteria zoals trefwoorden of documenten titels. Dit kan een aanzienlijke verhoging van de efficiëntie van de toegang tot de gegevens en het verrichten van onderzoek , en kan toestaan ​​dat meerdere gebruikers toegang tot dezelfde informatie op hetzelfde moment .
Backups

Scannen
kunnen gebruikers om back-ups van documenten te maken om gegevensverlies te voorkomen . Het creëren van fysieke kopieën van documenten vergt tijd , inkt of toner en papier , maar het creëren van kopieën van digitale informatie is net zo eenvoudig als het aansluiten van een externe harde schijf op een computer en de bestanden die u wilt kopiëren in het raam van de nieuwe harde schijf te slepen . Zelfs compacte opslagmedia zoals flash drives hebben het potentieel om miljoenen woorden houden in gescande documenten en kan gebruikers toestaan ​​om documenten te vervoeren in een draagbare en gebruikersvriendelijke vorm .
Bewerken Documenten
< br

documenten scannen > stelt gebruikers in staat om documenten met computerprogramma's zoals beeld- redacteuren en tekstverwerkingsprogramma's bewerken of wijzigen . Dit kan gebruikers toestaan ​​om commentaar en toelichting op documenten toe te voegen zonder het originele document te wijzigen : een nieuwe versie kan telkens wijzigingen worden opgeslagen of bewerkingen zijn gemaakt

.