1. Duidelijkheid en beknoptheid van de boodschap:

* Doelgerichte boodschap: De afzender moet een duidelijk beeld hebben van het doel van de boodschap. Wat moet er gecommuniceerd worden?

* Eenvoud en duidelijkheid: De boodschap moet gemakkelijk te begrijpen zijn en jargon, dubbelzinnigheid en onnodige complexiteit vermijden. Het moet worden afgestemd op het begrip van de ontvanger.

* Beknoptheid: De boodschap moet kort en to the point zijn en de essentiële informatie zonder onnodige details overbrengen.

2. Effectieve codering en decodering:

* Het juiste kanaal kiezen: Het selecteren van het juiste medium (e-mail, telefoongesprek, persoonlijke ontmoeting, enz.) op basis van de urgentie, gevoeligheid en complexiteit van de boodschap.

* Juiste codering: De afzender moet het bericht vertalen in een formaat dat de ontvanger kan begrijpen (bijvoorbeeld schrijven, spreken, visuele hulpmiddelen).

* Nauwkeurige decodering: De ontvanger moet de boodschap correct interpreteren, rekening houdend met zowel verbale als non-verbale signalen.

3. Feedback en bevestiging:

* Tweerichtingscommunicatie: Efficiënte communicatie is zelden eenzijdig. Dankzij feedback kan de afzender misverstanden ophelderen en ervoor zorgen dat de boodschap wordt ontvangen zoals bedoeld.

* Erkenning en verduidelijking: De ontvanger moet de ontvangst van het bericht bevestigen en indien nodig om opheldering vragen.

4. Gedeeld begrip en context:

* Gemeenschappelijke grond: Effectieve communicatie vereist een gedeeld begrip van de context, achtergrondinformatie en relevante terminologie.

* Culturele gevoeligheid: Verschillen in cultuur, taal en achtergrond kunnen de interpretatie beïnvloeden. Bewustwording van deze verschillen is cruciaal.

5. Geschiktheid van medium:

* Kanaalselectie: Het gekozen communicatiekanaal moet passen bij de boodschap en de relatie tussen zender en ontvanger (formeel vs. informeel).

* Toegankelijkheid: De communicatiemethode moet toegankelijk zijn voor alle betrokken partijen.

6. Efficiënte processen en technologie:

* Gestroomlijnde workflow: Er moeten processen zijn om de informatiestroom te vergemakkelijken en vertragingen en knelpunten tot een minimum te beperken.

* Gepaste technologie: Het gebruik van de juiste tools en technologieën (bijvoorbeeld samenwerkingssoftware, projectmanagementtools) kan de efficiëntie aanzienlijk verbeteren.

7. Actief luisteren en non-verbale communicatie:

* Aandachtig luisteren: De ontvanger moet actief luisteren en niet alleen op de woorden letten, maar ook op de toon en non-verbale signalen.

* Non-verbale signalen: Zowel de zender als de ontvanger moeten rekening houden met lichaamstaal, toon van de stem en andere non-verbale signalen die de boodschap kunnen versterken of afleiden.

Wanneer al deze elementen aanwezig zijn en harmonieus samenwerken, wordt het communicatiesysteem efficiënt, wat leidt tot beter begrip, snellere reacties en betere resultaten.