Essentiële zaken:

* Smartphone: Voor communicatie, planning, toegang tot contactgegevens en fotografie.

* Laptop of tablet: Voor het beheren van planningen, correspondentie, evenementenplanning en toegang tot databases/informatie.

* Printer (draagbaar of op kantoor): Voor het maken van naamplaatjes, reisroutes en andere documenten.

* Kladblok en pennen: Voor het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen en evenementen.

* Visitekaartjes van hoge kwaliteit: Met contactgegevens en eventueel hun titel/organisatie.

* Professionele kleding: Passende kleding voor de omgeving waarin ze werken.

Vaak gebruikt:

* Software voor evenementenplanning: Om gastenlijsten, zitplaatsenschema's, RSVP's en andere evenementdetails te beheren.

* Kalender-/planningssoftware: Outlook, Google Agenda, etc. voor het beheren van afspraken en evenementen.

* Contactbeheersoftware: Voor het onderhouden van een uitgebreide database met contacten (VIP's, collega's, enz.).

* Digitale camera of hoogwaardige smartphonecamera: Om foto's te maken van evenementen.

* Naambadgehouder/clip: Om eenvoudig hun eigen naambadge weer te geven.

* EHBO-doos: Vooral nuttig in evenementengerelateerde rollen.

Situationeel specifiek:

* Microfoon en geluidssysteem (voor grotere evenementen): Voor aankondigingen of presentaties.

* Vlaggenstandaarden en vlaggen (voor internationale evenementen): Voor een juiste weergave van nationale vlaggen.

* Begeleidersborden/bewegwijzering: Voor het begeleiden van gasten.

* Draagbaar PA-systeem (voor grote evenementen): Voor aankondigingen en communicatie.

* Beveiligingsapparatuur (indien van toepassing): Zoals portofoons en toegangskaarten.

* Vertaalapparatuur (voor internationale evenementen): Voor het vergemakkelijken van de communicatie tussen personen die verschillende talen spreken.

Minder tastbaar, maar belangrijk:

* Protocolhandleidingen en -gidsen: Uitgebreide kennis van diplomatieke protocollen, etiquette en gebruiken is cruciaal.

* Kennis van etiquette en gebruiken: Een goed begrip van de juiste etiquette is essentieel.

* Sterke communicatieve vaardigheden: Zowel schriftelijk als mondeling.

* Organisatorische vaardigheden: Om meerdere evenementen en taken effectief te beheren.

* Diplomatieke vaardigheden: Om gevoelige situaties met gratie en professionaliteit aan te pakken.

De belangrijkste ‘uitrusting’ voor een protocolfunctionaris is hun kennis, vaardigheid en vermogen om details te beheren, hun organisatie professioneel te vertegenwoordigen en te zorgen voor soepele en succesvolle evenementen. De fysieke uitrusting ondersteunt alleen deze kerncompetenties.