Hier volgt een overzicht van de belangrijkste kenmerken:

* Extern eigendom en beheer: De organisatie is niet de eigenaar van of beheert de hardware, software of gegevens van het systeem niet rechtstreeks.

* Toegankelijk via netwerk: Toegang wordt doorgaans verkregen via een netwerkverbinding, vaak via internet.

* Verscheidenheid aan typen: Dit omvat een breed scala aan systemen, waaronder:

* Openbare databases: Overheidsdatasets, onderzoeksdatabases (zoals PubMed), etc.

* Commerciële databases: Op abonnementen gebaseerde informatiebronnen.

* Cloudservices: SaaS-applicaties (Software as a Service), zoals CRM-, ERP- of marketingautomatiseringsplatforms.

* Partnersystemen: Systemen van leveranciers, klanten of andere medewerkers, die gegevensuitwisseling en -integratie mogelijk maken.

* Sociale mediaplatforms: Gebruikt voor marketing, klantenservice of marktonderzoek.

* E-commerceplatforms: Gebruikt voor verkopen en transacties.

* Online diensten van overheidsinstanties: Belastingaangifte doen, vergunningen aanvragen etc.

Voorbeelden:

* Een detailhandelsbedrijf dat een cloudgebaseerd e-commerceplatform (zoals Shopify) gebruikt om zijn online winkel te beheren.

* Een bank die een kredietscoresysteem van een externe aanbieder gebruikt.

* Een productiebedrijf dat het online portaal van een leverancier gebruikt om bestellingen en voorraad bij te houden.

* Een marketingteam dat analysetools voor sociale media gebruikt om merkvermeldingen en sentiment te monitoren.

Contrast met interne informatiesystemen: Interne systemen zijn volledig eigendom van en worden beheerd binnen de organisatie, zoals een interne database, een bedrijfsintranet of een lokaal gehost ERP-systeem. Het belangrijkste verschil is controle en eigendom.

Externe informatiesystemen bieden zowel kansen als uitdagingen. Ze bieden toegang tot enorme hoeveelheden gegevens en krachtige functionaliteiten, maar introduceren ook risico's op het gebied van gegevensbeveiliging, betrouwbaarheid en afhankelijkheid van externe leveranciers.