* Grootte van het bedrijf en de hoeveelheid apparatuur: Een klein kantoor met minimale apparatuur heeft misschien maar één keer per jaar een inventaris nodig, terwijl een groot bedrijf met veel activa mogelijk vaker inventarisaties nodig heeft, misschien elk kwartaal of zelfs maandelijks.

* Risico op verlies of diefstal: Omgevingen met een hoger risico (bijvoorbeeld een hoog personeelsverloop, onbeveiligde opslag) maken frequentere inventarisaties noodzakelijk.

* Interne controles en procedures: Sterke interne controles en regelmatige volgsystemen kunnen de noodzaak voor frequente volledige inventarisaties verminderen. In plaats daarvan kunnen steekproeven of cyclische tellingen volstaan.

* Auditvereisten: Externe audits kunnen specifieke inventarisatiefrequenties vereisen.

* Apparatuurtype: Artikelen of apparatuur van hoge waarde die gevoelig zijn voor schade moeten vaker worden gecontroleerd.

Er is niet één juist antwoord. Een goed startpunt voor de meeste bedrijven is jaarlijks , maar velen vinden dat een halfjaarlijks of driemaandelijks inventarisatie zorgt voor een betere controle en zorgt voor een snellere identificatie van ontbrekende of beschadigde items. Ongeacht de frequentie is een robuust systeem voor het volgen van activa gedurende het hele jaar cruciaal. Dit kan het taggen van apparatuur inhouden, het gebruik van software voor activabeheer en het bijhouden van een gedetailleerd logboek van apparatuurbewegingen.