1. Verwijder oude e-mails. Klik met de rechtermuisknop op de e-mail die u wilt verwijderen en selecteer 'Verwijderen'. U kunt ook meerdere e-mails tegelijk selecteren door de Ctrl-toets ingedrukt te houden en op elke e-mail te klikken. Wanneer u alle e-mails heeft geselecteerd die u wilt verwijderen, klikt u op de knop "Verwijderen".

2. Verplaats oude e-mails naar een PST-bestand. Een PST-bestand is een persoonlijke opslagtabel die kan worden gebruikt om uw e-mails buiten uw Outlook-mailbox op te slaan. Om e-mails naar een PST-bestand te verplaatsen, maakt u eerst een nieuw PST-bestand. Sleep vervolgens de e-mails die u wilt verplaatsen naar het PST-bestand.

3. Comprimeer uw mailbox. Door uw mailbox te comprimeren, wordt de grootte van het PST-bestand waarin uw e-mails worden opgeslagen, kleiner. Om uw mailbox te comprimeren, gaat u naar Bestand> Accountinstellingen> Gegevensbestanden. Selecteer vervolgens het PST-bestand dat u wilt comprimeren en klik op de knop "Instellingen". Selecteer in het dialoogvenster "Mailbox Cleanup" de optie "Nu comprimeren" en klik op OK.

4. Schakel automatische synchronisatie uit. Als u meerdere e-mailaccounts heeft ingesteld in Outlook, kunt u de automatische synchronisatie voor sommige accounts uitschakelen om de hoeveelheid gegevens die in uw mailbox wordt opgeslagen te verminderen. Om automatische synchronisatie uit te schakelen, gaat u naar Bestand> Accountinstellingen> Synchronisatie-instellingen. Selecteer vervolgens het account waarvoor u de automatische synchronisatie wilt uitschakelen en klik op de knop 'Synchronisatie-instellingen wijzigen'. Schakel in het dialoogvenster "Synchronisatie-instellingen" het selectievakje "Alle items synchroniseren" uit en klik op OK.

5. Bijlagen verwijderen. Bijlagen kunnen veel ruimte in beslag nemen in uw mailbox. Om een ​​bijlage te verwijderen, opent u de e-mail die de bijlage bevat en klikt u op het bijlagepictogram. Klik vervolgens op de knop "Verwijderen".

6. Verwijder spam en junkmail. Spam en junkmail kunnen ook veel ruimte in beslag nemen in uw mailbox. Om spam en ongewenste e-mail te verwijderen, klikt u op de map "Spam" of "Ongewenste e-mail" in het navigatievenster van Outlook. Selecteer vervolgens alle berichten die u wilt verwijderen en klik op de knop "Verwijderen".

7. Maak de map Verwijderde items leeg. In de map Verwijderde items worden e-mails opgeslagen die u hebt verwijderd. Als u de map Verwijderde items niet regelmatig leegmaakt, kan deze vol raken en veel ruimte in uw mailbox in beslag nemen. Om de map Verwijderde items leeg te maken, klikt u met de rechtermuisknop op de map en selecteert u 'Map leegmaken'.

8. Sluit Outlook en open het opnieuw. Soms kan het simpelweg sluiten van Outlook en het opnieuw openen ervan ruimte in uw mailbox vrijmaken. Om Outlook te sluiten, klikt u op het menu "Bestand" en selecteert u "Afsluiten". Open Outlook vervolgens opnieuw door op het Outlook-pictogram op uw bureaublad of in het Start-menu te klikken.

9. Neem contact op met uw e-mailprovider. Als u alle bovenstaande stappen heeft geprobeerd en uw mailbox is nog steeds vol, moet u mogelijk contact opnemen met uw e-mailprovider. Uw e-mailprovider kan mogelijk de grootte van uw mailbox vergroten of u andere manieren bieden om ruimte vrij te maken.