Door een afwezigheidsbericht, ook wel automatische antwoorden genoemd, in Microsoft Outlook in te stellen, kunt u ontvangers laten weten dat u afwezig bent en niet snel op e-mails kunt reageren. Hier vindt u een stapsgewijze handleiding om u te helpen bij het instellen van een afwezigheidsbericht in Outlook:

Stap 1:Open Microsoft Outlook

- Start Microsoft Outlook op uw computer of open Outlook via de webbrowser.

Stap 2:klik op het tabblad 'Bestand'

- Klik in de linkerbovenhoek van het Outlook-venster op het tabblad "Bestand".

Stap 3:Selecteer 'Automatische antwoorden (afwezig)'

- Klik in het gedeelte 'Info' aan de linkerkant van het tabblad 'Bestand' op 'Automatische antwoorden (afwezig)'.

Stap 4:Automatische antwoorden inschakelen

- Er verschijnt een nieuw venster met de titel "Automatische antwoorden". Selecteer in het gedeelte 'Automatische antwoorden' de optie 'Automatische antwoorden verzenden'.

Stap 5:Datumbereik instellen (optioneel)

- Als u een specifiek datumbereik wilt opgeven waarin u afwezig bent, klikt u op de knop "Verzenddatum en -tijd instellen". U kunt een startdatum, einddatum en tijd instellen.

Stap 6:Stel uw afwezigheidsbericht op

- Typ uw afwezigheidsbericht in het gedeelte 'Automatisch antwoordbericht'. U kunt informatie toevoegen over wanneer u terugkomt, hoe u gecontacteerd kunt worden als dit dringend is, en indien nodig alternatieve contactgegevens.

Stap 7:Pas uw bericht aan (optioneel)

- U kunt de aangeboden opmaakopties gebruiken om het lettertype, de kleur en de grootte van uw bericht te wijzigen. Indien nodig kunt u ook hyperlinks toevoegen of afbeeldingen invoegen.

Stap 8:Bekijk een voorbeeld van uw bericht

- Klik op de knop "Voorbeeld" om te zien hoe uw afwezigheidsbericht er voor de ontvangers uitziet.

Stap 9:Selecteer Verzenden naar contacten buiten uw organisatie (optioneel)

- Als u uw afwezigheidsbericht naar mensen buiten uw organisatie wilt sturen, zoals externe contacten, schakelt u het selectievakje 'Automatische antwoorden verzenden naar afzenders buiten mijn organisatie' in.

Stap 10:Sla uw instellingen op

- Nadat u uw afwezigheidsbericht heeft opgesteld en aangepast, klikt u op de knop "OK" om uw instellingen op te slaan.

Stap 11:Bevestigingsbericht

- Outlook geeft een bevestigingsbericht weer waarin wordt aangegeven dat uw afwezigheidsbericht succesvol is ingesteld.

Stap 12:Verifieer de afwezigheidsstatus

- Om te controleren of uw afwezigheidsbericht actief is, stelt u een nieuwe e-mail aan uzelf op en verzendt u deze. U ontvangt het afwezigheidsbericht in uw inbox.

Vergeet niet om uw afwezigheidsbericht uit te schakelen wanneer u terugkeert van afwezigheid, om te voorkomen dat u onnodig automatische antwoorden verzendt. U kunt dit uitschakelen door dezelfde stappen te volgen en de optie "Automatische antwoorden verzenden" in het venster "Automatische antwoorden" uit te schakelen.