Going papierloze in uw huis of werkplek en de overstap naar een elektronisch archiveringssysteem heeft zijn voordelen . Bespaart u ruimte in uw kantoor aan huis of op uw bedrijf , omdat je grote archiefkasten met een enkele harde schijf kan vervangen . Je hebt ook gemakkelijk en snel de controle over de organisatie van bestanden en mappen door simpelweg het maken en verwijderen objecten uit de computer . Je ziet uiteindelijk een kosten - besparingen door niet te hoeven printer papier, inkt en toner , evenals bestandsmappen kopen . Het opzetten van een op papier gebaseerde archiefkast systeem is ontmoedigend , maar het converteren naar elektronische aangifte is vrijwel moeiteloos met Microsoft's Windows 7 besturingssysteem . Instructies
Klik 1 " Start . " Typ " Bibliotheken " in het zoekvak aan de onderkant van het menu 'Start' . Druk op " Enter ".
2 Klik met de rechtermuisknop op een leeg gebied in het rechterpaneel . Selecteer " Nieuw" en dan " bibliotheek " uit het menu . Typ een naam voor de nieuwe bibliotheek , zoals de " Groep en Project Management . " Druk op ' Enter '.
3 Klik met de rechtermuisknop op de map nieuw gecreëerde Bibliotheek en selecteer 'Eigenschappen'. Klik op de " Include a Folder " knop . Klik op de map of het station letter , zoals C of D , in het linker paneel dat u wilt scannen door de Bibliotheek . Bijvoorbeeld , het aansluiten van een USB-stick naar de PC creëert soms een tijdelijk bestuurder brief , zoals " E. " Klik op " Include Folder . "
4 Klik op het drop-down menu onder " Optimaliseren Deze Bibliotheek Voor " en selecteer het bestand dat het best overeenkomt met die bibliotheek . Selecteer bijvoorbeeld " Documenten " als de bibliotheek zal portable document format ( PDF ) of Word (DOC ) bestanden op te slaan .
5 Klik een vinkje in het " Getoond in navigatiedeelvenster " doos, indien is het niet reeds . Klik op "Toepassen" en " OK " om de wijzigingen op te slaan en het dialoogvenster te sluiten . Dit is de start van het elektronisch archiveringssysteem .
6 Breng het venster Bibliotheken terug naar de voorste als het wordt geminimaliseerd of verborgen . Dubbelklik op om de nieuwe bibliotheek te openen . Klik op een lege ruimte en kies " Nieuw " uit het menu . Kies een van de opties in het submenu , zoals het maken van nieuwe ' mappen . " Maakt en benoemt nieuwe mappen als nodig is voor de opbouw van uw elektronische archiveringssysteem .
|
