Bij het organiseren van een elektronisch archiveringssysteem het is zoals het organiseren van een archiveringssysteem . Denk na over hoe je eruit zou zien voor het bestand een toepasselijke naam . Als u ton van bestanden vinden van degene die u zoekt kan frustrerend zijn . Zorg ervoor dat u de bestanden in de juiste map en bouwen submappen om al uw gegevens te verwerken . Instructies
Start 1 met de bestanden die u in ' Mijn documenten . " Als u bestanden voor uw huis budget hebt , maak een map voor "Home Budget . " Deze bestanden zijn bankafschriften , creditcard verklaringen , feitelijke budget bestanden en een cheque register . U moet alle bestanden die te maken hebben met uw eigen budget in de nieuwe map verplaatsen . Kopen van 2 Maak submappen onder de map " Thuis budget " . U wilt in staat zijn om uw bankafschriften gemakkelijk vinden , dus maak een map getiteld " Bank statements " in de map " Thuis budget . " Maak mappen voor elk van uw credit card statements en al deze bestanden verplaatsen naar elke map . Omdat deze bestanden gaan vergelijkbaar in de titel te zijn , zorg ervoor dat je een date hechten aan elk van de bestanden . Bijvoorbeeld , moet u de naam van uw bankafschriften " bank statement voor 1-31-08 " en " Bank statement voor 2-28-08 . " Op deze manier kunt u het bestand hebt gevonden wat u zoekt gemakkelijk .
3 Bepaal wat andere mappen te creëren . Als deze computer voor persoonlijk gebruik , alsmede zakelijk gebruik kunt u om te beginnen met een map met het label " Persoonlijk" en een map met de naam " Zakelijk . " Verplaats de map " Thuis budget " onder " Personal " en de sub - mappen zal bewegen met hen .
4 Maak submappen voor uw folder " Zakelijk" . Als je thuis werkt , kunt u een label met elk de naam van een bedrijf u werkt voor . Maak vervolgens submappen voor elk van de bedrijven . Bijvoorbeeld , als u documenten in te vullen en terug te keren naar het bedrijf kunt u alle documenten in een map gezet . Als u voorbeelden van het werk dat je doet maakt een submap genaamd " Voorbeelden . " Als u het schrijven van artikelen, houd al uw artikelen in een sub - map opgeslagen zodat u ze gemakkelijk kunt terugvinden als u ze weer nodig hebt . Het maakt niet uit of je veel of weinig bestanden , wilt u een sub - map te maken , zodat u kunt toevoegen aan hen als je werk wordt intenser .
5 Doorgaan om toe te voegen aan de mappen als u werken op uw computer . De enige manier om een elektronisch archiveringssysteem te organiseren is te blijven gebruiken het elke dag . Als u nieuwe bestanden of nieuwe bestanden te maken , moet u ze in de juiste map . Nieuwe mappen of submappen als nodig en bestand alles meteen , zodat je niet achter krijgen . Met behulp van dit systeem, zult u in staat om uw bestanden te vinden zonder enig probleem.
|
