opgehaald en de toegang tot belangrijke zakelijke gegevens , klantgegevens , financiële en boekhoudkundige informatie is van vitaal belang om te draaien dag - tot - dag bedrijfsvoering voor elke organisatie . Dergelijke bestanden , inhoud en informatie in document formaat moet op afroep beschikbaar zijn. Een goed beheerde documenten systeem elimineert ruimte in beslag indienen problemen en de omslachtige processen in verband met handmatige archiefsystemen of niet-elektronische wijze van opslag van papier en documenten . Een document management systeem zorgt voor elektronische documenten en bestanden bevinden zich in mappen die kunnen worden opgehaald en benaderd snel als nodig is .
Snellere Retrieval en zoeken

Een document management systeem systematisch winkels en archieven gescande documenten , afbeeldingen en andere bestanden . Indelingen en andere vormen van indeling kunnen documenten worden opgeslagen in meerdere opzichten in een DMS . Deze bestanden kunnen worden teruggehaald met volledige tekst query- zoekmogelijkheden . Gebruik van een woord of combinatie van woorden , kunnen gebruikers zoeken en vinden alle documenten altijd en presteren grote veranderingen als per werk eisen . Minder tijd wordt besteed door het personeel in het zoeken naar documenten of een poging om de huidige versies vinden .
Naadloze Information Sharing

Medewerkers en werknemers
moeten regelmatig delen informatie, terwijl het uitvoeren van diverse taken en functies . Met een DMS in de plaats , elektronische bestanden , gescande papieren documenten en afbeeldingen , pdf -bestanden zijn gemakkelijk bereikbaar over de bedrijfsgrenzen intranet , het internet en de grote netwerken , en er is een betere doorstroming van informatie over alle organisatie hiërarchieën . Bestanden kunnen worden afgedrukt vanaf elke computer of printer en kan ook worden verspreid via dvd's of cd . Medewerkers kunnen informatie te delen en samen te werken aan specifieke projecten en opdrachten . Meerdere revisoren , approvers en beslissers toegang hebben tot bestanden en bekijk documenten sneller .
Verminderde opslag

Verminderde opslag
is een van de grootste voordelen van het investeren in een document management systeem . Grote ondernemingen , kleine en middelgrote bedrijven , non - profit organisatie en start-ups zien er allemaal te consolideren en optimaliseren van zakelijke operationele gebieden om te besparen op commerciële huur -en eigendomskosten . Industrie en de naleving van de regelgeving en voorschriften is opslag noodzakelijk en archivering van grote hoeveelheden documenten - gegenereerde gegevens en informatie . Behoud papieren dossiers en de massa's van document mappen zal de werking van de medewerkers , medewerkers en andere werknemers in beperkte kantoorruimte en werkomgevingen belemmeren . Een geïntegreerd document management systeem vermindert de hoeveelheid van het grootste kantoor ruimte die nodig is voor het handhaven van papieren dossiers .
Business Continuity

Bedrijven
hebben altijd te maken met risico's en onzekerheden en andere ramp scenario's . Plotselinge storingen of ongevallen kunnen van invloed zijn bedrijfsvoering en kritische informatie en digitale activa ter plaatse te vernietigen . Papieren dossiers zijn kwetsbaar voor brand , vandalisme , overstroming , diefstal en andere gevaren van natuurrampen en over het algemeen duur om te onderhouden . Een DMS werkt als een bijna fail - safe ramp recovery -oplossing en een centrale back-ups van documenten en papieren records voor off-site opslag . Deze bestanden kunnen worden bewaard en documenten hersteld in geval van een onverklaarde verstoring of ramp en garantie business continuity .