Als u nodig hebt om dezelfde groep mensen regelmatig contact - ook al is het niet erg vaak - is het verstandig om een mailinglijst te maken . Je zou een mailinglijst te gebruiken elk jaar voor vakantie kaarten of een jaarlijks feest , elke maand voor een boek club , elke week voor een gewone kaartspel . Een groot voordeel van een mailinglijst is dat , goed bijgewerkt , het bevrijdt je van de verplichting om iedereen herinneren aan de lijst elke keer dat je nodig hebt voor het verzenden van kaarten of andere mededelingen. Wat je
Computer
spreadsheet programma zoals Microsoft Excel
adresboek , op papier of elektronisch , of andere verzameling van adressen nodig
Toon Meer Aanwijzingen
1 Maak een nieuwe spreadsheet en geef het een beschrijvende naam , zoals " Holiday Mailing List . " kopen van 2 headers toevoegen in rij 1 . Als je zeker bent dat je deze mailinglijst alleen gebruiken om enveloppen te pakken en niet om standaardbrieven ( die zou kunnen leiden tot het gebruik voornamen slechts in enkele gevallen , bijvoorbeeld) , het label van de kolommen als volgt maken :
A1 : volledige nameB1 : Adres 1C1 : Adres 2D1 : Stad , Staat postcode
Als u nodig heeft om met elementen uit de lijst te scheiden , bijvoorbeeld voor-en achternamen , maak een kolom voor elk. A1 wordt "Voornaam ", B1 wordt "Achternaam ", en ga zo maar door . Je zou zelfs een kolom voor voegen "bijnaam . " De envelop kan lezen William Smith , maar misschien wel de letter begint " Dear Bill . "
3 Vul de rijen onder de kolomkoppen . Als " Adres 2 " is niet van toepassing in sommige gevallen , laat het gewoon leeg . Als sommige van de gegevens van uw contacten omvat bedrijfsnamen , zou je die als " Adres 1 " in te voeren of voeg een " Company " kolom , te vullen op of vertrek uit het leeg als passend .
4 dubbel - controleer elke vermelding voor typografische fouten of andere vergissingen .
5 Sla de spreadsheet . U kunt nu gebruiken als referentie voor de hand adressering of als bron voor een tekstverwerkingsprogramma te maken en automatisch laten afdrukken enveloppen .
|
