dit artikel wordt verondersteld u een merge document op zijn plaats en bent vertrouwd met MS Word merge operaties . Tijdens dit artikel zullen we illustreren met behulp van een zeer eenvoudig MS Word 2003-document met een MS Excel 2003-werkblad ( bevat data voor samenvoegen ) . Kopen van 2

Open uw MS Word-document en plaatst u de samenvoegvelden als geschikt is voor uw toepassing . Standaard , MS Word voegt velden zonder schakelaars ( dus geen speciale instructies met betrekking tot de opmaak ) . Bijvoorbeeld doeleinden hier , zullen we kijken naar een eenvoudig document dat samengevoegd gegevens uit MS Excel , dat de volgende gebieden omvat omvat : Achternaam, Voornaam , DOBirth , DOHire , Salaris en Soc - Sec Nbr
< br . >

Voorbeeld 3 de resultaten te zien hoe je nummers en data zal verschijnen zonder speciale opmaak instructies fuseren . Zelfs als de opmaak aanvaardbaar op trailer ziet , je moet echt de indeling codes hieronder beschreven van toepassing . Anders kan het zijn dat een aantal records niet consequent formatteren. Merk ook op dat door het toepassen van deze indeling codes , je hebt volledige controle over hoe data en getallen verschijnen . Dit helpt ervoor te zorgen uw samenvoegingsuitvoer lijkt gepolijst en professioneel . Naar Bekijken in MS Word 2002/2003 , klikt u op de knop " samengevoegde gegevens " op de werkbalk Afdruk samenvoegen . Naar Bekijken in MS Word 2007 , klikt u op ' Voorbeeld van het resultaat " op het tabblad Mailing . Als je ziet codes zoek als { MERGEFIELD naam} " enz. , op ALT - F9 .
4 p Er zijn een paar manieren om eenvoudig switches voegen aan uw bestaande veldcodes te formatteren voor het aantal te controleren of datum velden . In deze stap zullen we illustreren hoe je switches met behulp van de MS Word dialoogvenster Veld invoegen . In stap 6 , zullen we illustreren hoe u de codes invoegen in het document ( zonder gebruik van een dialoog ) . Als u het dialoogvenster Veld openen , klik met de rechtermuisknop op het veld , kies dan "Edit Field ... " . Vervolgens klikt u op " Field Codes " in dit dialoogvenster .
5

De Geavanceerde veldeigenschappen wordt weergegeven aan de rechterzijde van deze dialoog . The Field codes veld zal bevatten reeds de naam van het veld voorafgegaan door de code " MERGEFIELD " . Bijvoorbeeld , kan het te zeggen " MERGEFIELD DOBirth " . Opmaak schakelaars kunnen worden toegevoegd aan deze waarde als nodig is . Voor een datumveld genaamd DOBirth , kunnen we iets als MERGEFIELD DOBirth \\ @ " d MMMM yyyy " in te voeren . Merk op dat de datumnotatie schakelaar moet beginnen met " \\ @ " . Se stap 10 voor voorbeelden van andere datum en nummers formaat schakelaars .
6

In stap 4 en 5 , ingevoegd we opmaak switches met behulp van de MS Word dialoogvenster Veld . In deze stap , we zullen zien hoe deze schakelaars rechtstreeks op uw document ( in de FIELD -codes ) toe te voegen zonder het gebruik van een dialoog . Om schakelaars voor een enkel samenvoegveld bewerken of bekijken , gewoon met de rechtermuisknop op het samenvoegveld en selecteer " Toggle Field Codes " . Herhalen om de codes te verbergen en terug te keren naar de weergave van alleen de veldnaam . Met de veldcodes zichtbaar , kunt u formaat switches typt aan de rechterkant van het veld .
7

Om de zichtbaarheid van ALLE codes schakelen in uw document , drukt u op ALT - F9 ( ALT ingedrukt houden terwijl u op F9 ) . Als alternatief kan je zichtbaarheid schakelen voor alle codes met behulp van de MS Word menu's ... in MS Word 2002/2003 , selecteer Extra , Opties , Uitzicht , Field Codes ... in MS Word 2007 , selecteert Office -knop , Opties voor Word , Geavanceerd , content tonen document , tonen Field Codes . Zodra u het veld code (s ) kan zien , kan je gewoon klikt u in het meest rechtse } merk en voer de gewenste schakelaar . Bijvoorbeeld , als het veld code waren " { MERGEFIELD DOBirth } " , kunt u bewerken en eindigen met " { MERGEFIELD DOBirth \\ @ " d MMMM yyyy " } " .
8

Ongeacht welke methode je gebruikt om het formaat schakelaar toe te voegen aan uw vakgebied , bedenk dan dat alles aantal schakelaars moeten beginnen met " \\ # " en al datum schakelaars moeten beginnen met " \\ @ " . Vergeet ook niet dat datum schakelaars vervolgens worden ingesloten in aanhalingstekens ( meestal niet nodig voor het aantal switches ) . In stappen 9 en 10 , zullen we voorbeelden voor nummer en datum schakelaars , respectievelijk . Indien nog niet zeker welke schakelaar te gebruiken , hebben een blik op de sectie Tips waar we laten zien hoe de codes met behulp van MS Excel te verzamelen .

Aantal schakelaars 9 moet beginnen met " \\ # " . Tenzij uw formaat is complex ( of bevat tekst of spaties) , hoeft u zich geen zorgen te maken met bijvoeging van de indeling schakelaar in aanhalingstekens . " 0 " wordt aangewend om een cijfer , terwijl " # " wordt gebruikt om een cijfer alleen indien beschikbaar . Bijvoorbeeld , zou de waarde 23 geformatteerd met " 0000 " display " 0023 " . Dezelfde waarde van 23 geformatteerd met " # , # # 0 " zou worden weergegeven als " 23 " . Een periode " . " Geeft positie van de decimale punt . Een komma " , " gebruikt voor cijfergroeperingssymbool , zoals verwacht . Om tekst toe te voegen in het resultaat , sluit je in enkele aanhalingstekens . Bijvoorbeeld , om te formatteren 123456789 als " 123-45-6789 " het formaat switch is " 000' - '00 ' - '0000 ' . Klik op de foto links voor voorbeelden .

Datum schakelaars 10 moet beginnen met " \\ @ " , en de datumnotatie gedeelte moet tussen aanhalingstekens . Gebruik " M " ( moet in hoofdletters zijn) voor de maand . Voor March , "M " = 3 , " MM " = 03 , " MMM " = Mar en " MMMM " = March . Gebruik " d " voor de Dag , waarbij " d " = 4 , " dd " = 04 , " ddd " = Vr , en " dddd " = Vrijdag . Voor het jaar , gebruikt " yy " of " yyyy " . Voor de Uren, gebruikt " h " of " hh " voor het uur , "m " of " mm " voor de minuten , en " AM /PM " aan de aanduiding AM /PM omvatten . Typische formaat schakelaars voor data bevatten " MM /dd /yyyy " of " MMM d , yyyy " . Om andere tekst binnen het resultaat zijn , sluit je in enkele aanhalingstekens . Klik op de foto links voor voorbeelden .
11

Wees ervan bewust dat andere schakelaars kunnen worden toegevoegd aan de schakelaar codes ( in aanvulling op uw nummer of datumnotatie switch ) . Deze schakelt beginnen altijd met " \\ * " en kan worden gebruikt om zaken zoals alle doppen ( \\ * Upper ) , allemaal kleine letters ( \\ * Lower ) , eerste letter cap ( \\ * Caps ) , diverse aantal formaten , enz. te controleren . je kunt deze handmatig invoeren , of voor sommige schakelaars kunt u de schakelaar op het dialoogvenster Veld selecteren . Klik op " Hide Codes " indien nodig , dan zien de opties onder " Field Properties" .
12

Een zeer nuttig schakelaar onder die waarnaar wordt verwezen in stap 11 is " \\ * MERGEFORMAT " . Deze schakelaar dwingt MS Word op uw opmaak wilt behouden wanneer het veld waarde wordt geactualiseerd . Bijvoorbeeld , als u vet of tekenopmaak het samenvoegveld toe te passen , dan is de opmaak wordt behouden wanneer nieuwe waarden worden samengevoegd . U kunt deze schakelaar net als het nummer \\ # en \\ @ switches voegen , of selecteer simpelweg de " Behoud opmaak tijdens updates " optie in het dialoogvenster Veld .