gebruiken in Word 2003 de samenvoegbewerking voorziet in een efficiënte en tijdbesparende manier om items , zoals standaardbrieven , etiketten, kortingsbonnen en zelfs e-mailberichten. Een mail merge begint met een master -document dat je dan aanpassen door extra tekst of personaliseren voor de beoogde ontvanger . Tijdens het drukproces , elk document wordt afgedrukt met de juiste aanpassen of personalisatie . Bij het invullen van een mail merge is niet moeilijk , het kan lastig zijn . Het invullen van een korte tutorial over Microsoft Word 2003 Afdruk samenvoegen kunt u helpen het proces beter te begrijpen . Wat je
Masterdocument
Gegevensbron
Outlook contactenlijst nodig ( optioneel ) op Excel-werkblad ( optioneel )
Toon Meer Aanwijzingen
slag
< br > Start Word 2003 en laat de standaard leeg document geopend 1 . kopen van 2 Selecteer " Brieven en Mailing " van het tabblad " tools" op het Woord hoofdmenu en selecteer "E-mail samenvoegen . "
3 Bekijk de " Afdruk samenvoegen " taakvenster dat verschijnt . In deze tutorial zal je gebruik maken van e-mail samenvoegen om een groet en naam van de ontvanger toe te voegen aan een brief .
Selecteer een documenttype en Data File
4 Selecteer het document typ " Brieven " uit de lijst met beschikbare keuzes. Andere keuzes zijn e-mailberichten , enveloppen , etiketten of een directory .
5 Selecteer "Het huidige document " Voor het modeldocument . Andere soorten documenten zijn " Beginnen met een sjabloon " en " op Bestaand document gebruiken . "
6 Kies een gegevensbron om verbinding te maken en het verkrijgen van de persoonlijke informatie die u wilt toevoegen aan uw brief . In de " Adressen selecteren " lijst , de selectie die u maakt hangt af van waar je deze informatie op te slaan . Indien de informatie wordt opgeslagen in een Excel-spreadsheet , selecteert u de optie " Gebruik een bestaande lijst " . Als u een lijst van contactpersonen in uw Outlook -programma , kiest u " Selecteren uit Outlook- contactpersonen. " Als u momenteel niet over een lijst en moeten er een te maken , kies " Een nieuwe lijst typen . "
7 Kies individuele afdruk samenvoegen ontvangers of selecteer de hele lijst . Aan de individuele begunstigden zijn , plaatst u een vinkje naast elke naam die u wilt opnemen . Om de hele lijst te selecteren , druk op de " Select All" knop .
Add Ontvanger Informatie en Vul het samenvoegen
8 Kies de velden , of tijdelijke aanduidingen , wilt u toevoegen aan het hoofddocument . Begint te typen de belangrijkste brief en voeg een tijdelijke aanduiding voor het gebied door te klikken op de betreffende link in de rubriek " Schrijf Uw Brief " . Zo beginnen de brief door het selecteren van de "Address Block" link naar een " adres " placeholder en selecteer vervolgens de " Groet Line" link naar een tijdelijke aanduiding voor de groet toe te voegen .
9 Selecteer een formaat voor placeholder informatie door selecties te maken uit de beschikbare opties . Bijvoorbeeld , een " Begroetingsregel " placeholder biedt keuzes die het mogelijk maken de begroeting te lezen als Dear Mrs Smith , of Hallo Stephanie .
Match velden 10 u binnen elke tijdelijke aanduiding op te nemen . Gebruik het drop-down box naast elke veldnaam om deze af te stemmen op hoe de veldnaam in de gegevensbron leest . Bijvoorbeeld , als het veld "Achternaam " op uw Excel-spreadsheet leest als " Achternaam " kiezen die veldnaam uit de keuzelijst aan te passen .
Voorbeeld samengevoegd documenten 11 met behulp van de " Next " en " Vorige " knoppen en zorgen dat ze correct zijn .
12 Voltooi de samenvoegbewerking door het selecteren van de " Print "-knop te drukken of de knop "Wijzigen" om de fusie te slaan in een Word- bestand dat u kan later bewerken of afdrukken .
|
