Microsoft's Excel -programma heeft vele toepassingen buiten het creëren van financiële spreadsheets en sales charts . Een leuke functie is de mogelijkheid om het opzetten van een adressenbestand voor adresetiketten of enveloppen via de mail merge -functie in Word . De ontvanger informatie invoeren in Excel is veel gemakkelijker dan het maken van een tafel en het invoeren van het in Word - Excel heeft al de kolommen en rijen opgezet voor u , het maken van de inspanning minimaal. Instructies
instellen Excel-bestand
Open Excel 1 en typ uw samenvoegbewerking identificatie labels in de kolommen in de eerste rij ( rij 1 ) . Bijvoorbeeld , kon A1 zijn Aanhef , B1 voornaam , C1 Achternaam enzovoort . U kunt een naam voor uw kolommen nochtans wenst .
Type 2 de adresinformatie in de volgende rijen , ervoor te zorgen dat de juiste informatie valt onder de juiste kolom label . Gebruik een aparte rij voor elke nieuwe adres .
3 Markeer uw gehele mailing list , inclusief de header rij 1 , en ga naar het tabblad Formule . Klik op " Naam definiëren " van de groep definiëren Namen en de naam van uw Excel-werkblad . Klik op "OK . "
4 Sla uw werkmap en sluit Excel .
Importeren Excel-gegevens naar Word
Open Word 5 en laat de nieuw leeg document op uw scherm .
klik 6 op het tabblad " Verzendlijsten " vanaf de bovenkant van je scherm en klik op de "Start Afdruk samenvoegen " optie .
7 Selecteer " Labels " en identificeren van het type printer door het selecteren van " Continuous - voer printers " of "Pagina printers " dat is de standaard selectie . Identificeer de lade de labels zullen worden getrokken uit , indien nodig .
8 Geef het merk en de grootte van de etiketten die u gebruikt onder Label Information . Bijvoorbeeld, als u gebruik maakt van Avery etiketten , selecteert u de naam van het " Label vendors " drop - down box en geef de labelgrootte onder " Product nummer . " Klik op " OK " om af te sluiten .
9 Terug naar het tabblad Verzendlijsten en klik op " Adressen selecteren " uit groep Afdruk samenvoegen starten .
10 Klik op ' Bestaande lijst gebruiken " en dubbelklik op het Excel-werkblad als je eenmaal hebt gevonden in het Select data Source dialoogvenster .
11 Ga naar de Data Source vak Bevestig en selecteer " MS Excel- werkbladen via DDE ( * . xls ) " om te controleren of de gegevens is afkomstig uit een Excel-bestand . Klik op " OK " om af te sluiten .
12 Selecteer het werkblad met uw adresgegevens zodra de Microsoft Office Excel- submenu opent en klik op "OK . "
Insert Post Merge Fields
13 Insert de samenvoegbewerking identificeren van velden die u in uw Excel-werkblad door te klikken op " Mailings , " en vervolgens de pijl-omlaag naast de "Insert Merge Fields . "
< br > 14 Voeg uw individuele velden door uw cursor op de plek waar u de adresgegevens om te verschijnen op uw label , en selecteer het gewenste veld in de lijst die Word genereert automatisch van uw Excel-werkblad .
< br > 15 Klik op " Etiketten bijwerken " als je eenmaal hebt uw eerste mailing label opgezet . Dit zal de e-mail automatisch te plaatsen samenvoegen identificeren velden in alle andere labels .
Format , Voorbeeld en Print uw etiketten
16 Klik op " Ctrl " plus " A " te selecteren je hele Word-document . Opmaken velden met het soort lettertype en eventuele andere opmaak die u wilt voorafgaand aan het samenvoegen van uw mailing labels .
Voorbeeld 17 uw adresetiketten door het selecteren van het " Voorbeeld van het resultaat " knop van het tabblad Verzendlijsten . < Br >
18 Print uw etiketten ( als alles ziet er goed uit ) door te klikken op " Voltooien en samenvoegen " onder Mailings en te kiezen voor " Documenten afdrukken ".
19 Sla uw adresetiketten in een apart Word-bestand als u wenst.
|
