Het bijhouden van een mailinglijst in een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel maakt het makkelijker om gegevens te sorteren en te volgen , alsook om enveloppen , gepersonaliseerde brieven en andere mailing list items af te drukken . U kunt uw Excel spreadsheet exporteren als XLS of CSV om naar een printer of de meeste online mailing list diensten te sturen , of gebruik maken van de mail merge -functie ingebouwd om Microsoft Word om rechtstreeks af te drukken vanaf uw Excel- spreadsheet . Beslis over Format
Beslis of u de mailing list gegevens zullen gebruiken voor andere doeleinden dan het afdrukken van etiketten . Dit besluit kan invloed hebben op hoe u het werkblad te structureren . Bijvoorbeeld , als je wilt om gepersonaliseerde brieven gericht aan de voornaam van elke persoon , zoals print " Beste Nicholas , " dan moet u de naam van elke persoon op te slaan in twee aparte kolommen : Voornaam en achternaam
.
Maak een Mailing List Template
In de eerste rij van elke kolom , typt u een rubriek beschrijft het adres component die column zal bevatten . Gemeenschappelijke componenten zijn voornaam , achternaam , adres ( lijn een) , adres ( lijn twee ) , stad, provincie , postcode en land . Registreer een component boven aan elke kolom . Typ uw mailinglijst gegevens in het Excel- sjabloon die u zojuist hebt gemaakt . Voer een nieuwe contactpersoon op elke nieuwe rij .
Split Volledige Namen in First en Last Names
Als uw oorspronkelijke mailinglijst gegevens bevat slechts een kolom naam , zoals "Volledige naam ", maar je moet deze gegevens verspreid over "Voornaam " en "Achternaam " kolommen , kunt u de " tekst omzetten naar kolommen " wizard gebruiken . Markeer de gehele kolom met volledige namen door op de letter boven aan die kolom , zoals " A. " Klik op "Data " en kies " Tekst naar kolommen . " Volg de instructies van de wizard . Hernoem de rubrieken van de resulterende twee kolommen "Voornaam " en "Achternaam ".
Export CSV
Sommige mailing list software programma's en bedrijven te vragen mailinglijsten in een CSV ( Comma Separated Values ) -formaat . Sla uw Excel-spreadsheet als CSV door te kiezen voor " Opslaan als" uit het menu Office -knop ( of via het menu "Bestand " in Excel 2003 of eerder ) . Kies " Comma Separated Values ( * . Csv ) " van het " Opslaan als type " drop - down menu en klik op 'Opslaan'.
Met Afdruk samenvoegen in Microsoft Word
Maak een nieuw Microsoft Word-document of open de bestaande envelop of brief waarin u wilt mailing informatie invoegen uit Excel . Selecteer het tabblad " Verzendlijsten " en klik op "Start Afdruk samenvoegen . " Kies " Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen . " Klik op de " Adressen selecteren " en kies " Bestaande lijst gebruiken . " Dubbelklik op het Excel-spreadsheet die u eerder hebt gemaakt . Volg de instructies van de wizard op elk veld invoegen en opmaken van de Excel-sjabloon in uw Word- samenvoegdocument .
|
