Microsoft Access is een relationele database programma speciaal ontworpen zodat u gegevens op te slaan en te identificeren op meerdere tabellen . Je zou willen Access in plaats van Excel gebruiken om training te volgen omdat het elimineert repetitieve informatie en stelt u in staat om samen soortgelijke informatie te trekken op belangrijke vragen , zoals het antwoord " Wie heeft de opleiding X gehad ? " Om de opleiding te volgen met Microsoft Access , moet u een database op te bouwen . Instructies
1 Maak een stagiaire tafel . Deze tabel zal iedereen die behoefte heeft aan training hebben laten zien . Elke cursist zal een ingang , of rij , in deze tabel met een unieke stagiair ID-nummer te zijn . Eventuele aanvullende informatie die nodig is voor uw doeleinden dienen te worden toegevoegd , zoals contactinformatie . Ervan uitgaande dat iedereen heeft dezelfde opleiding , moet u velden voor elke opleiding nodig te creëren . Anders moet je een opleiding Type veld toe te voegen aan elke stagiair en maak vervolgens een aparte opleiding nodig tafel . Kopen van 2 Maak een training of meer tabellen. U kunt een tabel die alle potentiële training met een training -ID als de sleutel en aanvullende informatie over die opleiding op andere gebieden heeft te maken . Als u meerdere exemplaren van dezelfde training die u wilt afzonderlijk te identificeren ( de april Stuff 101 klasse is wezenlijk anders dan de Mei Spullen 101 klasse ) , moet u ofwel een extra veld ID maken in uw training tafel voor soort training , of u kunt verschillende tabellen te maken voor verschillende types , dus je kon een Stuff 101 training tafel apart van Stuff 102 hebben .
3 Relate stagiairs om hun opleiding met relaties . Zonder relaties , kan je niet vertellen wie heeft gehad die opleiding . Er zijn twee manieren om dit te doen . Betreffen de opleiding ID's van de training tafels aan de stagiair tafel - dit betekent dat u bijhoudt training hoofdzakelijk door controle uit wanneer een persoon voltooit training . Of , betreffen de stagiair ID's van de stagiair tabellen om de opleiding tabellen , in dit geval , bent u het bijhouden van training door die elke klasse voltooit . De tweede methode zou ideaal zijn als training wordt gedaan in groepen en aanwezigheid of passage wordt opgenomen .
4 Gebruik query's en rapporten . Na je tabellen en relaties worden geïdentificeerd , kunt u query's om te zien welke cursisten een bepaalde opleiding hebben voltooid te creëren . U kunt ook zien welke opleiding is overgebleven voor een bepaalde opleiding . Rapporten kunnen worden gebaseerd off queries om deze informatie meer printvriendelijk maken .
|
