Stel brede categorie mappen in Mijn documenten ( in Windows ) of op uw harde schijf ( in een Mac OS ) . Lees 185 Creëer een Flawless Filing System voor suggesties over labelnamen . Kopen van 2

Stel submappen binnen elke categorie . Bijvoorbeeld , uitzoeken financiële documenten per jaar of type, en familie - gerelateerde documenten door persoon .
3

Gebruik sorteerfunctie van de computer . Zet " AAA " ( of een spatie ) voor de namen van de meest - gebruikte mappen en " ZZZ " ( of een kogel ) voor de minst gebruikte plaatsen , zodat de voormalige vlotter naar de top van een alfabetische lijst en deze naar de bodem . Of gebruik 01 , 02 , 03 enzovoort
4

Geef de standaardmap op uw computer opgeslagen bestanden inch Dit gebeurt meestal in het menu Voorkeuren - . In Word voor Windows XP , bijvoorbeeld , pull-down in het menu Extra naar Opties , klik op het tabblad File Locations , selecteer Documenten , en klik op Wijzigen .

bestanden sorteren 5 aan uw behoeften . Sorteren op datum , bijvoorbeeld om het bestand dat u werkte op het laatst vinden . ( In Windows XP , pull-down het menu Beeld de optie Pictogrammen schikken op aan en kies Aangepast . Mac- gebruikers moeten klikken op het raam ze wilt sorteren , pull-down het menu Weergave om als lijst en selecteer vervolgens Op datum gewijzigd . ) Or sorteren per soort of type om de groep alle spreadsheets , bijvoorbeeld .

Gebruik betekenisvolle bestandsnamen 6 voor uw documenten . Een bestandsnaam als CV is minder nuttig dan Resume_Sales_10_2004 . Vergeet niet om slashes , dubbele punten , sterretjes of andere dan een periode voorafgaand aan het achtervoegsel leestekens te gebruiken .
7

Houd het verfijnen van uw bestand , zodat het werkt beter en beter . Hernoemen of verplaatsen mappen en archiveren of weggooien inactieve . Herhaling voorkomen van mappen , met name die met foto's of andere grote bestanden , je zult vullen uw drive en verwarring scheppen
8

Gebruik de Opslaan als eigenschap wanneer u wilt een ongewijzigde versie van een document bij te houden . . Je moet een nieuwe bestandsnaam , die u helemaal kunt baseren op de oude een of verandering opgeven . Deze truc van old-school computer geeks is nog steeds een goede manier: Voeg V1 , V2 , V3 en dus op aan het einde van een bestandsnaam om versies van een document dat je wijzigen in de tijd te volgen
9 .

Reserveer uw desktop voor items die onmiddellijke aandacht nodig hebben . Als je klaar bent met hen te werken , dienen ze in de juiste map. Probeer niet om documenten op te slaan op lange termijn op uw bureaublad .