Het organiseren van documenten op een computer hoeft niet ingewikkeld te zijn . In feite eenvoudiger is beter . Denk aan hoe je zou willen dat uw documenten georganiseerd in een archiefkast en emuleren uw archiefsysteem . Het kan enige tijd duren om uw bestanden te organiseren op uw computer , maar je zult nooit lang te zoeken naar een document als u uw computer documenten te bewaren goed georganiseerd . Het exacte organisatorische systeem moet zinvol voor u te maken, zodat u precies weet waar je moet zoeken voor het document dat u nodig hebt . Instructies
1 Bepaal wat uw brede categorieën moeten zijn , en houd ze tot een minimum . Dit zijn grote categorieën omdat alle van de kleinere onderwerpen zullen passen in deze categorieën . Bijvoorbeeld , moet u wellicht de volgende grote categorieën : personeel , leveranciers , producten en projecten kopen van 2 Maak mappen voor elk van uw belangrijkste categorieën - in dit geval : . Personeel , leveranciers , producten en projecten .
3 Maak mappen binnen elke hoofdcategorie voor meer specifieke onderwerpen . Bijvoorbeeld , in de map Personeel, kon je mappen ( onderwerpen ) , zoals Performance Reviews Comite inzake veiligheid en Functiebeschrijvingen hebben .
4 Maak verdere mappen voor subonderwerpen , afhankelijk van de mate van detail die u wilt . Bijvoorbeeld , in de map Functiebeschrijvingen in de map Personeel, kunt u ook wilt mappen voor subonderwerpen zoals management , Part Time en Seizoensgebonden creëren .
5 Organiseer elke map op deze manier , en druppel documenten in de juiste plaatsen
6 Onthoud deze vuistregel : . als je moet meer dan een moment te nemen om door middel van documenten naar een specifiek document te vinden in een map , de kans groot dat je nodig hebt om verder te gaan te organiseren .
|
